Davivienda
Romper los paradigmas frente a la gestión documental y la organización de los procesos en una sola aplicación.
El Reto
Davivienda es una entidad financiera fundada en septiembre de 1972, perteneciente al grupo empresarial Bolívar y es aliado estratégico para la transformación digital de Davinci desde 2017.
El banco se vio en la necesidad de mejorar sus índices de adopción frente al uso de la aplicación Sites de Google y con ello motivar a sus funcionarios a utilizar esta aplicación y encontrar a través de ella otro método de comunicación.
Se identificó la necesidad de generar espacios de capacitación, para reforzar los conocimientos en la aplicabilidad de Sites como herramienta de comunicación interna para incentivar la gestión de información, de una forma más agradable a la vista y también para consolidar datos en un mismo lugar.
El desafío fue romper los paradigmas frente a la gestión documental y la organización de los procesos en una sola aplicación, apoyada en la plataforma de Google para fomentar y mejorar la comunicación entre las áreas del banco.
-
Movilizar a las personas del banco a utilizar de manera eficaz la aplicación de Sites de Google.
-
Fomentar la creación de Sites en las distintas áreas del banco.
-
Empoderar a los funcionarios del banco en conocimientos y habilidades digitales, apoyados en el uso de Sites.
-
Facilitar la posibilidad de acceder a un recurso de la plataforma de colaboración y comunicación que ofrece Google.
-
Demostrar que cualquier persona puede crear un sitio de Google sin necesidad de saber algún tipo de lenguaje de programación.
Solución
Con el uso de Sites como aplicación para mejorar el sistema de comunicación entre áreas se decide dejar la información actualizada y en tiempo real al alcance de todos en un solo lugar, también para los funcionarios del banco se volvió más fácil encontrar el paso a paso de diferentes procesos, procedimientos, instrucciones de forma sencilla e intuitiva.
Cada funcionario puede crear un site de forma simple y estética, que permita mostrar todos los procesos que lleva su vicepresidencia o ayudar al área de gestión de cambio a organizar sus datos para mejorar los procesos de transformación digital desde un mismo espacio.
Los sitios de Google en Davivienda se utilizan para generar consultas fáciles de información y acceso a datos de diferentes proyectos, agilizando e impulsando de esta forma el trabajo colaborativo.
Davinci, como aliado estratégico, fue un colaborador garante para transferir el conocimiento de una manera dinámica y agradable sobre el uso y manejo de Sites, además que la gestión para conseguir, en poco tiempo las fechas y espacios, para las capacitaciones fue bastante coordinada y organizada.
Los funcionarios de Davivienda se interesaron de tal manera en asistir a esta capacitación especializada en Sites, que se tuvieron que organizar dos más debido a una alta inscripción, se alcanzaron 300 asistentes para todas las sesiones agendadas.
Los asistentes a las capacitaciones destacaron la claridad en las capacitaciones, sencillez en la forma de enseñar y la manera de animar de los entrenadores de Davinci. También reconocieron que a partir de estas sesiones pudieron adquirir habilidades digitales de forma remota, para fortalecer su perfil profesional y ahorrar tiempo de trabajo para invertirlo en otras actividades.
Resultados
Luego de las capacitaciones orientadas por el área de Capacitaciones y Comunicaciones de Davinci, la creación de Sites se disparó y ahora el banco está enfocado en tener diferentes sitios que logren mostrar lo que se hace dentro de cada área, abarcando las cinco gerencias y los 16 departamentos con los que cuenta la entidad financiera.
Un ejemplo de victoria temprana en el uso de Sites es la página creada por el área de Gestión de Cambios de la Vicepresidencia de Infraestructura tecnológica donde se comparte de forma rápida y eficiente información sobre el proceso liderado por esa área. Desde la creación y consolidación de información sobre el proceso de cambios en el site los colaboradores referencian la mejora general del proceso relacionada con tiempos de gestión del mismo.